NIHONJINKAI a.s.b.l.

第1条 名称

この団体の形態を非営利団体とし、その名称を日本人会（Association Japonaise de Belgique a.s.b.l.）とする。以下、本会と略記する。

第2条 所在地

本会の所在地をブリュッセル管区に定める。
協会の本部は、理事会の決定によってベルギーの他の場所に移転できる。ただし、この移転により使用に関する法規定に従ってこれらの法令の文言であるベルギーの公用語の一つが変更されないことが条件となる。
協会の本部移転に、ベルギーの公用語の使用に関する法規定に従ってこれらの法令の文言の変更が含まれる場合、総会のみが移転を決定する権限を有する。第 23 条に規定されている出席定足数および投票の過半数に従って協会の本部の決議を行う。

第3条 目的

本会は営利を目的とせず会員及び会員所属の個人並びにその家族間の親睦の奨励・促進やベルギー・日本間の親善の増進及び両国間の文化交流や経済的発展の促進を目的としている。　社会保障クロスロードバンク登録番号0414.412.110のブラッセル日本人学校やその他の日本関係団体の運営及び活動に対する協力と援助を行う。
この目的を達成するために、その目標に直接的または間接的に関連するすべての活動を単独で、または第三者と協力して開発することができる。 協会は、特に、そのメンバーおよび/または第三者の一般または特定のアカウントのために、非網羅的なものとして以下の活動を展開する場合がある。
a) スポーツ・文化及び美術イベントを運営・開催し、会員のベルギー生活が有意義になるよう貢献する。
b) 情報を広め出版物を発行する。
c) 国際的および国内レベルでの見本市、会議、セミナー、ワークショップ、その他のプログラムや会議を企画および実施する。
d) 統計データを収集および分析する。
e) 非営利組織の目標と同様の目標を持つ他の取り組みおよび/または組織、および他の地域的および/または国際的な取り組みおよび/または組織と協力し、支援する。

第4条 存続期間

本会の存続期間は無期限とするが、2019年3月23日ベルギー会社法及び本規約に従い、何時にても解散することができる。

第5条 会員の種類

（a） 本会は正会員（membres effectifs）、賛助会員（membres adherents）により構成される。
（b） 正会員は、ベルギー所在の日系企業及び団体、日本法人の支店、事務所及び子会社、及びそれらに準ずると認められる企業・団体とする。法人である各会員は、本会で会員を代表するために「代表者」と呼ばれる 1 人以上の自然人を任命する。理事は正会員の代表者の中から選出され理事会を構成する。
（c） 賛助会員とは、本会の目的を支持し恩恵を受けることを望む個人もしくは法人よりなる。なお恩恵は理事会により留保される場合がある。
賛助会員は以下のものよりなる。

名誉会員に与える呼称は別途内規により定める。

（d)　会員の権利と義務は規約に下記定義されておりそれに従うものとします。
正会員は総会での投票権を含むすべての権利から恩恵を受けます。
賛助会員は付随するすべての権利から恩恵を受けることができますが、これらの権利には総会での投票権は含まれていません。

第6条 会員数

会員数は制限しないが、正会員の数は3名を下回ってはならない。

第7条 入会手続き

正会員、特別会員及の入会申請は適切な書式に基づき書面で理事会に提出されなければならない。入会は本規約１２条に基づき理事の過半数の賛成により決定される。理事会による決定理由を明示する必要はなく最終的である。個人会員の入会申請は適切な書面に基づき事務局に提出され、事務局長が決定するものとします。事務局長による決定理由を明示する必要はなく最終的である。

第8条 資格の喪失

（a） 会員は理事会に書面による退会通知を提出することにより本会を退会することができる。しかし、退会は退会者のその会計年度末までの会費及び同会員の加入に起因するその他の負債の支払い義務を免除するものではない。

（b） 理事会は第９条に規定された会費を請求された月の翌月末迄に支払わなかった会員を退会したものとみなすことができる。

（c） 下記の状況になる正会員は退会したものとみなされる。
i)自主的・法的による解散又は清算ii)破産又は法的手続きの対象となる。iii)法的な組織再編 iv)合併または譲渡により第５条の会員の種類の定義を満たさなくなった場合

（ｄ） 規約の違反もしくは本会の利益に反する行為による会員の除名は第12条及び２１条に従い理事会または総会の決議によって行われる。正会員の除名は召喚状に記載されねばならない。総会は出席又は代理出席した正会員の少なくとも2/3が集まった場合にのみ正会員を除名する決定を有効に審議することができ、且つ出席票数の２/３以上の賛成があった場合にのみ決議できる。除名を勧告された正会員は口頭弁論の機会が与えられる。賛助会員は理事会の決議によって除名することができる。

（e） 既に退会した、または退会したとみなされる会員或いは除名された会員とその後継者は、本会の資産の如何なる部分に対してもその権利を主張できず、また会費の返還を要求することもできない。

第9条 会費

（a） 名誉会員を除くすべての会員は年会費を支払う義務を有する。
（b） 理事会は正会員及び賛助会員の年会費の金額及び納入方法を定める。
理事会は会費につき複数の種別を設けることができる。
（c） 会員ごとの年会費は50,000ユーロを超えないものとする。

第10条

本会に次の役員をおく。役員の任期は１年とし、翌年の年次総会終了時に満了する。

（a）　会長は、理事会により理事の中から選ばれる。
（b）　会長は、理事会の議長を兼ねる。
（c）　会長は、本規約の定めに従い、通常その職務に属する権限を行使する。
（d）　理事会は会長を解任することができ、その決定理由を明示する必要はなく最終的である。会長は解任の投票に先立ち自分の立場を弁護する機会が与えられる。会長は解任の決定に関する理事会の審議及び投票には参加できない。
（e）　会長は理事会に辞表を提出することによりいつでも自由に辞任することができる。なんらかの理由で会長の任務が自動的または法的に終了する場合を除き、会長は理事会が９０日以内に後任を決定するまで引き続きその任務を遂行する。
（f）　いかなる理由においても会長の任務を終了した際に会長は本会またその資産に関して補償を請求する権利を有しないものとします。理事は、会長の推薦に基づき総会において任命される。
（g）　会長は本規約によって付与された権限を有する。会計監事は、理事の中から理事会により任命され、本会の会計を担当する。 （h）　会長が不在の場合は副会長が職務を代行、副会長が支障のある時は理事会によって決められた理事もしくは管理者によって代行される。理事会は名誉会員の中から名誉役員を任命することができる。
（i）　会長が理事の中から会長の定める人数の副会長を選任する。
（j）　副会長は会長を補佐し会長が不在の場合は、あらかじめ会長の定める順位により指示に従い任務を遂行する。
（k）　理事は会長の推薦に基づき総会において任命される。
（l）　会計監事は理事の中から理事会によって任命され本会の会計を担当する。
（m）　上記役員はその職務を行うことに対し報酬を受けない。

第11条　構成

（a）　本会は正会員の中から選ばれた３名以上の理事により構成される理事会により運営される。但し、理事数は正会員数を超えることはできない。
（b）　総会は理事の数を決定し、また本規約に従い、任命を何時にても取り消すことができる。
（c）　辞任、死亡により理事に欠員が生じた場合は、理事会は会長の推挙に基づき後任の理事を任命する。後任者の任期は前任者の任期をもって終了する。
（d）　理事は再選され得る。

第12条　会議・定足数・過半数

（a）　理事会の議長は会長が務める。会長が欠席の場合は会長の指名する理事がこれにあたる。
（b）　理事会は理事会議長または１/３以上の理事の召集により必要の都度開催される。
（c）　開催の通知は緊急の場合を除き少なくとも７日以前にE-メールで送付されるものとし、緊急の場合、会議の議事録にその理由が明示されなければならない。通知は通常のE−メールによって行われ、送付された日に効力を発すると見なされる。
（d）　欠席する理事は書面によりその権限を他の出席理事に委任することができる。（但しその会合の都度のみとする。）各出席理事は数に制限なく委任権限を受けることができる。
（e）　理事会は出席、代理出席による過半数の理事が出席する場合有効に審議することができる。
（f）　理事会の審議は出席、代理出席した理事の過半数の賛成を以って行われる。賛否同数の場合は、議長の裁決による。
（g）　定期的に招集される理事会は、理事の全員または一部が物理的に出席または代表していない場合でも有効に開催されるが、理事同士が直接話しをきいたり発言したりできる電子通信システム（電話・ビデオ・WEB会議等）によって審議に参加する。会長は必要に応じて理事の支援を得て、これを実際に行うための手順を導入する。この場合、理事は出席したものとみなされる。電子的方法による投票の可能性が招集状に記載されている場合、理事は理事会に電子的方法で投票することができる。会長は該当する場合、理事の支援を得て、これを実際におこなうための手順を導入し、使用される電子投票システムによりi)投票を表明した理事を特定し（ii）所定の期限の遵守の管理を行う。
（h）　理事会は、書面による手続き（普通郵便/書留郵便、またはその他の書面による通信手段（電子メール、アプリケーション、ウェブサイトプラットフォームを含む）を意味する）によって決定を下すことができる。 この場合、本条の最初の段落に規定されている招集の手続きを尊重しなくてもよい。 この目的を達成するために、会長または理事 (該当する場合) は、(i) 議題および (ii) 決定案を含む通知を全理事に書簡または電子メールで送信する。理事に対し、提案に投票し、該当する場合は会長または理事が指定した書面による連絡手段により通知に記載された期限内に投票をするよう要請する。 決定は、(i) この理事会の少なくとも半数が、会長または場合によっては理事が指定した書面による連絡手段により投票をした場合に行われたものとみなされる。 および (ii) 議題に記載された項目が、書面による投票をした理事によって投じられた投票の少なくとも 50% プラス 1 票の過半数を獲得している場合理事長または該当する場合は理事が指定する方法による。白票、無効票、棄権は考慮されない。 賛否同数の場合、決定は行われなかったものとみなされる。 この項の目的上、理事には他の理事に委任状を与える権限はない。
（i）　理事会の決議は議事録に記録され理事会議長が署名する。

議事録は本会所在地に保管され、その場において会員に閲覧される。

第三者に提供される議事録のコピーは本規約の16条に従い代表権を持つ１名以上の理事により署名される。

第13条　権限

理事会は会の目的達成の為必要或いは有効な全ての管理運営事項の権限を有する。

但し法律または規約により特に総会の権限として保留されたものを除く。

第14条　日常業務・権限の委任

理事会は日常業務或いは理事会が特に定めた権限を１名乃至数名の者（理事であると否とを問わない）に委任することができる。理事会は委託時にその権限を決める。別段の合意がない限り、理事会は(i) その決定を正当化する必要なく、(ii) 理事会がいかなる報酬や費用を負担することもなく、いつでも場合によっては即時に日常事務管理代理人を解任することができる。（iii）該当する場合、労働法及び業務サービス契約を侵害することなく遵守する。日常事務管理代理人は理事会に書簡もしくはEメールを送付することによりいつでも自由に辞任することができる。なんらかの理由で任務が自動的または法的に終了する場合を除き、日常事務管理人は理事会が９０日以内に後任を決定するまで引き続き労働法及び業務サービス契約を侵害することなくその任務を遂行する。

第15条　本会の代理

理事会が特定の権限を委譲した場合を除き、本会に義務を発生せしめるすべての文書並びにそれに係わる委任状は、会長或いは会長の委嘱を受けた理事により署名されるものとする。これにつき第３者にその権限の根拠を示す必要はない。

第16条　理事の責任

理事、会長、副会長、会計監事、および該当する場合には日常事務管理代理人は、本会の責務に関していかなる個人責任も負わないものとする。 責任は割り当てられた任務の実行、および任務の達成（または未達成）に限定される。

第17条　法廷における本会の代理

原告、被告のいずれとしてであれ、訴訟行為は理事会により遂行され、その際理事会は会長、会長の委嘱する２名の理事、或いは理事会により、その為の権限を付与された者により代表される。

第18条　利益相反

理事（以下「関係理事」という。）が、協会の権限に属する決定または運営に関して協会の利益に反する直接的または間接的な経済的利益を有する場合。理事会の経営陣（以下：「反対利益」）に関与した場合、理事会は他の理事に反対利益を通知し、紛争の性質と範囲を理解するためにすべての重要な事実を理事会が該当の決定を下す前にできるだけ早く理事会に提供するものとする。

影響を受ける理事がこれを怠った場合、潜在的な競合利益について知っている理事は、当該問題について決定を下す前に理事会に問題を提起する。

当該理事の競合利益の性質に関する発言および説明は、関連する決定を下す理事会の議事録に記録される。 関連する決定/運営の性質、その協会に対する財務上の影響、および決定が下された理由は、当該決定を下す理事会によって会議の議事録に記載される。

コミッショナーが任命された場合、理事会の議事録はコミッショナーに通知されなければならない。

当該理事は、理事会の審議や反対利益に関連する議案に関する投票には参加しない。

反対利益に関連する議題については、当該理事は定足数の計算に考慮されない。第 18 条に規定されている投票多数に関する規則は変更されない。

出席または代表する少なくとも半数が反対利益を有する場合、決定や運営は総会に提出される。 総会が決定または運営を承認した場合、理事会はその決定または運営を実行することができる。

前項の規定にかかわらず、理事会の決定が通常の市場環境下で締結される通常の取引および同種の取引に対する保証に関する場合には、上記の利益相反手続きは適用されない。

上記の利益相反手続きは、理事会の常任代表者が反対利益を有する場合にも適用される。

第19条　運営委員会

理事会は会員により構成される幾つかの運営委員会を適宜設置し、必要な権限を与えることができる。理事会はその人数と任期を定めるものとし、何時でも解任することができる。理事候補選定の為に運営委員会を設置することができる。

第20条　構成・権限

（a） 総会は本会の全正会員により構成され、本会の目的達成に必要なすべての行為を権限の全てを有する。
（b） 下記の権限は特に総会に留保される。
1.ベルギーにおける公用語の使用を管理する法規定に従って、これらの法令の言語が変更される場合の非営利団体の本部移転。 2.本会規約の変更。
3. 理事の任命および解任（必要に応じて）、および理事の権限が付与および行使される条件（該当する場合、財務状況を含む）および当該権限が付与される条件の決定。
4. 理事および該当する場合はコミッショナーに対する訴状を管轄裁判所に提出する。
5. 該当する場合、コミッショナーの任命・解任及び報酬の決定
6. 予算および年次会計の承認。
7. 本会の解散、解散の場合の非営利団体の清算残高の配分、及び１１人以上の清算人の任命。
8 正会員の除名
9. 非営利組織を AISBL に社会的企業として承認された協同組合に、そして承認された社会的企業協同組合に移行する
10. 会社および協会法に別段の規定がある場合を除き、会社および協会法第 13及び14 条に規定されている手順に基づく非営利組織の再編または変更の実行と承認。

第21条　年次総会及び臨時総会

（a） 年次総会は毎年６月下旬に会長が召集する。
（b） 臨時総会は理事会により理事の過半数又は正会員の１/５以上の要求があれば開催される。この場合、理事会は開催要求から 21 暦日以内に総会を招集し、総会はこの要求から遅くとも 40 暦日までに開催される。
（c）　総会予定日の少なくとも１５暦日以前に議題、日時、場所を明示した開催通知がすべての正会員に受領証明付の書簡、Ｅメールで送付されなければならない。少なくとも正会員の20分の1により署名された全ての提案は議題に挙げられなければならない。
（d）　電子通信手段による総会への参加の可能性が理事会によって許可され、招集にその詳細が記載されている場合には、正会員の全員または一部が物理的に出席または代理出席できない場合でも総会は有効に開催される。物理的に出席または代理出席していないが、当会が利用できる電話、ビデオ、WEB会議などの電子通信手段を使用して総会に参加する。これにより(i)当会が身元を確認できる。(ii)有効な正会員が会議中の議論を中断することなく同時に理解し、該当する場合には総会で決定するように求められているすべての質問に対して投票する権利を行使できる。(iii)正会員が審議に参加し質問することができる。理事会は電子手段による審議を実施するために必要な手順を導入する。この場合、総会の開催場所に正会員が出席したものとみなす。総会事務局のメンバー（少なくとも総会で議長を務める者）は、電子通信手段で総会に参加することはできず、物理的に出席する必要がある。この可能性が理事会によって許可され、招集状で言及されている場合、正会員は総会中に電子的手段で投票することがきる。理事会は、電子的手段で投票をするために必要な手順を導入し、(i)投票を表明した有効な正会員の身元の確認。及び(ii)所定の投票期限の遵守を監視する。総会の議事録には、総会や投票の電子通信手段による参加がさまたげられたり混乱させられたりした技術的な問題があれば記載される。
（e）　本規約の修正を除き、総会は書面による手続き（普通郵便・書留郵便、またはその他の書面による通信手段（電子メール、アプリケーション、ウェブサイト上でのプラットフォームを含む）により全会一致で決定を下すことができる。この場合、規定されている招集の手続きは尊重されなくてよい。この目的を達成するために、会長は理事会の要請に応じて、該当する場合には理事の協力を得て(i)議題及び(ii)すべての正会員に対して標準的な通信手段で行われる決定の提案を含む通知を送信する。また、提案に対する投票を管理委員会が指定した書面による手段で記載された期限内に行うよう通知の中で要請される。通知に記載された期限内に議題に関する正会員の必要な賛成票が受理・提出されなかった場合には決定は行わらなかったものとみなされる。
書面による意思決定の枠組みのなかでは、正会員は他の正会員に委任状を与える権限はない。書面の手続きによる決定は、正会員および理事に送信された通知に記載された日に発効するものとする。

第22条　定足数及び多数決要件

（a）　本規約が要件を加重していない限り、総会は出席、代理出席を問わず正会員の半数の出席により成立する。
（b）　正会員は他の正会員を代理人として選び、総会に出席参加することができる。代理人は一つ以上の委任状を持ち、自分自身の所有する投票権のほかに、委任により制限数なく投票権を行使することができる。すべての正会員は各自一票の平等投票権を有する。
（c）　定足数が満たされない場合、理事会は３週間以内、第１回目の総会から少なくとも15暦日後に理事会は再度第２回目の総会を召集することができる。この場合、出席者数の如何にかかわらず定足数は満たされたものとみなす。
（d）　決議は出席又は代理出席した正会員の単純過半数を以って採決される。賛否同数の場合は、総会議長が裁決する。
但し、下記の場合はその議題が開催通知に示され、出席、代理出席を問わず正会員の２/３以上が出席した場合にのみ総会は有効に審議することができ、且つ出席票数の２/３以上の賛成があった場合のみ決議できる。
-規約の改正又は本会の解散
-正会員の除名
-理事の解任
下記の場合は出席票数の４/５以上の賛成があった場合のみ決議できる。
-規約の改正における本会の「目的」の変更
-本会の解散（解散と清算が公正書により同時に行われた時以外）
（e）　会費の支払義務を負い、その義務を履行していない正会員は投票権を有しない。

第23条　議長、秘書役及び投票計算係

総会は会長が議長を務める。会長が欠席の場合は副会長が行う。総会議長は理事の中から秘書役１名を任命し、必要があれば１名乃至複数の投票計算係を出席者正会員の中から任命する。

第24条　議事録

総会の決議は議事録に記録され、本会会長により署名される。

議事録は本会所在地に保管され、本会の会員は閲覧することができる。会員以外の者は、理事会の承認を得ることを条件とし、1名の理事により署名された謄本、抄本を閲覧することができる。

法廷その他で使用される謄本、抄本は１名の理事により署名される。

第25条　予算・決算

本会の会計年度は毎年４月１日より翌年３月31日迄とする。

理事会は、当該年度の決算及び次年度の予算を承認の為決算期終了後の年次総会に提出せねばならない。

第26条　会計監査

理事会は、年度末に会計監査を実施しなければならない。理事会により依頼された監査人はその任務遂行に必要な帳簿及び関連書類をその保管場所において閲覧することができる。

第27条　解散及び清算

解散及び清算総会が解散を決定した場合には、総会は本会の解散・清算の方法を定める。解散と清算が同時に行われる以外総会は一名乃至複数の清算人を指名し、その権限を定める。本会の資産は総会の決議に従い処分されるものとし、決議は本会の目的を考慮し、同様の目的を持ったまたは利害関係のない使途に供される。

第28条

本規定に定められている規定を詳細に定めるために理事会は内部規定を採用、変更及びまたは廃止することができる。現在の規定の最終改正時点では、2023年2月3日付の内部規定が発行されている。

第29条

本規約に定められている期限を計算する必要がある場合、以下の用語は下記のように定義されます。

「月」とは、暦月を意味し、「暦日」とは、通知期間が計算される場合、この期間に通知が行われた。または、通知が行われたと推定される暦日。通知が発行された暦日は含まれない。

第30条

本規約または内部規約に定められていない事項は、会社法及び本会９巻の規定及び2019年3月23日の会社法及び団体規約の非営利団体に適用されるその他の規定が適用される。これらの規定と非営利組織の内部規定、内部手順またはその他の種類の規則との間に矛盾がある場合には、本規約が優先する。

第31条

本規約に定められている投票多数決の決定において、「棄権は投票数に数えられない」とは、i)投票過半数の計算の際、棄権した人は出席または代表の人数に考慮されない。ii）棄権は決定案に対して「賛成」とも「反対」ともみなされない。

規約改定履歴

　2013年6月7日　　第9条（c）、並びに（内規 １）（内規 ２）

　2016年11月29日 第2条 所在地

　2024年2月6日 ベルギー会社法変更に伴う変更

（規約抜粋）

第5条 会員の種類

本会の会員は正会員・賛助会員（普通会員、個人会員、特別会員、名誉会員に分類される。

名誉会員に与える呼称は別途内規により定める。

＜内規―１＞　名誉会員に与える呼称を次の通りとする。

（規約抜粋）

第９条　会費

名誉会員を除くすべての会員は年会費を支払う義務を有する。

理事会が金額及び納入方法を決定する。

＜内規―２＞

1． 当会の会計年度は４月１日より翌年３月31日とする。

2． 年会費基準は以下の通りとする。（2024年 1月16日改訂）（単位ユーロ））

（１）個人会員　一人当り　120 ユーロ

（２）正会員及び特別会員

1社当り人数11人以上1人増えるごとに 159 ユーロ増加とする。

3．新規入会者は当該会計年度残存月数（入会月を含む）に応じた年会費を入会時に納入するものとするが、入会済企業の正会員及び特別会員については毎年6月1日現在で日本人会事務局に届出られた人数を基準として年会費を徴収する。